Polityka prywatności aplikacji GOKSIREK

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników aplikacji GOKSIREK (dalej: „Aplikacja”), wykorzystywanej przez Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Przecławiu (dalej: „GOKSiR” lub „Administrator”).

Aplikacja GOKSIREK jest rozwiązaniem wspierającym komunikację z użytkownikami oraz obsługę spraw związanych z działalnością GOKSiR, w szczególności dotyczących wydarzeń, zajęć, zapisów, rezerwacji obiektów sportowych i sal, zgłoszeń organizacyjnych oraz kontaktu z instytucją.

Aplikacja może wykorzystywać technologie sztucznej inteligencji (AI), w tym funkcje rozpoznawania mowy (STT – Speech to Text) oraz syntezy mowy (TTS – Text to Speech), wyłącznie w celu usprawnienia komunikacji i obsługi użytkowników.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Kontakt z Administratorem możliwy jest:

• drogą elektroniczną: biuro@goksirprzeclaw.pl,
• telefonicznie: 882 783 416,
• listownie na adres siedziby Administratora.

Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym możliwy jest kontakt:

• drogą elektroniczną: kancelaria@krychel.pl,
• listownie na adres siedziby Administratora.

Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Aplikacji, Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko lub imię,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• treść wiadomości, pytania lub zgłoszenia,
• dane dotyczące zapisów lub rezerwacji, w szczególności: obiekt, termin, godziny, liczba osób, rodzaj wydarzenia, zajęć lub rezerwacji, dodatkowe uwagi,
• dane przekazywane podczas rozmowy głosowej,
• nagranie rozmowy lub transkrypcję wypowiedzi – wyłącznie jeśli jest to niezbędne do obsługi sprawy lub poprawnego działania usługi,
• dane techniczne związane z korzystaniem z Aplikacji, w szczególności: adres IP, data i godzina zgłoszenia, identyfikatory wiadomości, logi systemowe, informacje o działaniu Aplikacji.

Administrator nie wymaga podawania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO. Użytkownik nie powinien przekazywać takich danych, chyba że jest to absolutnie konieczne dla realizacji sprawy.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Obsługa zapytań, zgłoszeń, zapisów i rezerwacji

W tym prowadzenie komunikacji z użytkownikiem, organizacja wydarzeń, zajęć oraz obsługa rezerwacji obiektów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

2. Realizacja obowiązków prawnych Administratora

W szczególności związanych z archiwizacją, rozliczalnością oraz prowadzeniem dokumentacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Realizacja zadań publicznych wykonywanych przez instytucję kultury i sportu

W zakresie działalności statutowej GOKSiR.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

4. Zapewnienie bezpieczeństwa, poprawnego działania systemu oraz ochrony przed nadużyciami

W tym prowadzenie logów technicznych i diagnostycznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa.

5. Korzystanie z funkcji dodatkowych wymagających zgody

W szczególności dotyczących dobrowolnego nagrywania rozmów, komunikacji marketingowej lub innych funkcji wymagających odrębnej zgody użytkownika.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wykorzystanie technologii AI, STT i TTS

Aplikacja GOKSIREK może wykorzystywać technologie sztucznej inteligencji w celu:

• analizy treści zapytań,
• generowania odpowiedzi,
• wspierania obsługi użytkownika,
• rozpoznawania mowy (STT),
• syntezy mowy (TTS),
• kierowania zgłoszeń do właściwych pracowników GOKSiR.

Technologie AI wspierają pracę Administratora oraz pracowników GOKSiR, jednak nie służą do podejmowania wobec użytkowników zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub istotnie wpływających na sytuację użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w szczególności:

• dostawcy usług informatycznych,
• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej,
• dostawcy usług poczty elektronicznej,
• podmioty utrzymujące i rozwijające Aplikację,
• dostawcy usług sztucznej inteligencji i przetwarzania języka, w szczególności OpenAI i Anthropic,
• dostawcy usług Google, w szczególności Gmail, Google Calendar, Google Drive oraz Google Sheets,
• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym wyłącznie na podstawie stosownych umów oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług na rzecz Administratora.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologii chmurowych oraz AI, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

Przekazywanie danych odbywa się zgodnie z mechanizmami przewidzianymi przez RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych (SCC),
• innych mechanizmów zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.

Administrator dokłada należytej staranności, aby podmioty przetwarzające zapewniały odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane:

• przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia, rezerwacji lub komunikacji,
• przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa,
• przez okres wymagany dla archiwizacji, rozliczalności lub dochodzenia roszczeń,
• przez okres funkcjonowania konta lub historii komunikacji – jeśli dotyczy,
• w przypadku danych technicznych i logów systemowych – przez okres niezbędny dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz poprawnego działania systemu,
• do czasu cofnięcia zgody – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody.

Prawa użytkownika

Zgodnie z przepisami RODO użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• uzyskania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do:

• uzyskania odpowiedzi,
• dokonania zapisu,
• realizacji rezerwacji,
• obsługi zgłoszenia,
• prowadzenia komunikacji z GOKSiR.

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić realizację określonych usług lub obsługę sprawy.

Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed:

• utratą,
• zniszczeniem,
• nieuprawnionym dostępem,
• ujawnieniem,
• nieuprawnioną modyfikacją.

Administrator dokłada należytej staranności, aby przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami bezpieczeństwa informacji.

Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie możliwość aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian technologicznych,
• rozwoju funkcjonalności Aplikacji,
• zmian organizacyjnych dotyczących sposobu świadczenia usług.

Aktualna wersja Polityki Prywatności publikowana jest przez Administratora w miejscu udostępnienia Aplikacji GOKSIREK.